20 lis Prikupljanje kopije osobnih iskaznica radnika od strane poslodavaca
Objavljeno: 19.10.2023.
Nastavno na upit o prikupljanju kopija osobnih iskaznica radnika od strane poslodavaca, Agencija za zaštitu osobnih podataka se očituje kako slijedi:
Člankom 6. stavkom 1. Opće uredbe o zaštiti podataka propisano je da je obrada zakonita samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjeno najmanje jedno od sljedećega:
(a) ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha;
(b) obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora;
(c) obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade;
(d) obrada je nužna kako bi se zaštitili životno važni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe;
(e) obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade;
(f) obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.
Ako je pravni temelj za obradu osobnih podataka pravna obveza voditelja obrade, tada ta pravna osnova mora biti utvrđena u pravu Unije ili pravu države članice kojem voditelj obrade podliježe, a tom pravnom osnovom mora biti određena i svrha obrade.
Sukladno propisima o radu, Agenciji za zaštitu osobnih podataka nije razvidna pravna obveza poslodavca da traži, a time i prikuplja kopiju osobnih iskaznica radnika.
Međutim, primjerice, u situacijama u kojima je poslodavac temeljem posebnog propisa (pravne obveze), u natječaju ili prilikom zasnivanja radnog odnosa dužan tražiti/utvrditi podatak o državljanstvu kojeg radnik može dokazati i osobnom iskaznicom, ali i dostavom drugog odgovarajućeg dokaza, treba dati radniku pravo na izbor na koji će način dokazati isto te u tom smislu radnik može dati na uvid osobnu iskaznicu kao i putovnicu odnosno domovnicu, a preslika kojeg izvornog dokumenta se u takvom kontekstu dokaza o državljanstvu može odložiti u natječajnu ili radnu dokumentaciju.
Nadalje, svaka obrada osobnih podataka mora biti sukladna načelima iz članka 5. stavka 1. Opće uredbe o zaštiti podataka.
Naime, u predmetnom kontekstu posebice je važno načelo „smanjenja količine podataka” koje određuje da osobni podaci moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju.
S tim u vezi, prikupljanje kopija osobne iskaznice s obzirom na sadržaj podataka, može se smatrati prekomjernom obradom osobnih podataka.
Naime, Agenciji za zaštitu osobnih podataka nije razvidno da je primjerice fotografija radnika osobni podatak koji je nužan za zasnivanje radnog odnosa. Stoga je na prikupljenoj preslici osobne iskaznice u svrhu dokazivanja državljanstva potrebno primijeniti adekvatne mjere zaštite kako bi se obrađivali samo osobni podaci koji su primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju (primjerice, zacrnjivanjem fotografije).
Zaključno, u svrhu samo jednoznačne identifikacije radnika prilikom natječajnog postupka ili zasnivanja radnog odnosa, Agencija za zaštitu osobnih podataka smatra da bi se svakako trebalo izbjegavati prikupljanje kopija osobnih iskaznica radnika, osobito imajući u vidu da se predmetna svrha može postići i samim uvidom u osobnu iskaznicu radnika/potencijalnog radnika i eventualnim notiranjem te činjenice, a budući da posjedovanje kopija osobnih iskaznica dodatno povećava rizik za prava i slobode ispitanika koji proizlazi iz takve obrade.
Preuzeto sa: www.azop.hr